Правила ділової переписки

Ділове спілкування неможливо уявити без ведення листування, так як особиста зустріч для вирішення питань співробітництва не завжди можлива. Більшість нагальних проблем ділова кореспонденція допомагає вирішити в короткі терміни, але недотримання правил етикету або алогічне побудова листи можуть нашкодити партнерським відносинам або відштовхнути потенційного клієнта. Як і в офіційних переговорах, тут існують певні правила: оформлення листа і стиль спілкування.
Текст: Світлана Бикова
02.08.2012
Правила деловой переписки
Normal 0 false false false MicrosoftInternetExplorer4

Загальні правила ведення ділової переписки

1. До складання листа визначитеся з його характеристиками:

  • тип листа (супровідний, гарантійне, замовлення, нагадування, повідомлення тощо; презентаційне лист або передбачає відповідь);
  • ступінь доступності для адресата (чи зможете ви викласти всі необхідні моменти в одному листі або потрібна друга, уточнювальна);
  • терміновість доставки (якщо лист терміновий, краще відправити його рекомендованим або по електронній пошті).

    • 2. Оформляйте лист з існуючими шаблонами, виходячи з його типу, а так само спирайтеся на ГОСТ Р 6.30-2003. «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

    3. Будь ділове лист має таку загальну структуру:

  • найменування організації-відправника;
  • дата написання;
  • адреса одержувача, зазначення конкретного кореспондента;
  • вступне звернення;
  • вказівка на тему і мета листа;
  • основний текст;
  • висновок (формула ввічливості);
  • підпис відправника;
  • вказівка на додаток і розсилку копій (якщо такі є).

    • 4. При підготовці ділового листа використовуйте текстовий редактор Microsoft Word:

  • використовуйте гарнітуру Times New Roman, кегль 12-14 п., міжрядковий інтервал – 1-2 п.;
  • номери сторінок листа проставляйте внизу з правого боку;
  • при друкуванні тексту на бланках формату А4 використовуйте 1,5–2 міжрядкового інтервалу, а формату А5 і менше – один міжрядковий інтервал. Реквізити завжди набираються через один міжрядковий інтервал.

    • 5. Якщо ви виступаєте від імені організації та збираєтеся відправляти лист в друкованому вигляді, обов\’язково використовуйте фірмовий бланк, так як його наявність буде візитною карткою вашої компанії. Поставтеся до оформлення офіційного бланка з особливою ретельністю, це вміння має бути обов\’язковим для будь-якого офісного співробітника.

    6. При міжнародній листуванні лист має бути складено мовою адресата або англійською (як найбільш поширеним в ділових відносинах).

    7. Дотримуйтеся коректного, ділового тону. Починайте лист з обігу, яке в залежності від ступеня вашої близькості з кореспондентом може починатися зі слів «Шановний Ф. В. О.», так і «Дорогою Ф. В. О.». Запам\’ятайте, слова в обігу або зазначення адресата ні в якому разі не можна скорочувати (наприклад, «шановний» як «ув» або «начальника відділу» як «нач. відділу») – такі правила ділового етикету. Завжди закінчуйте лист словами подяки за співпрацю. Перед підписом має бути фраза «З повагою …» або «Щиро Ваш …». Звернення на «ти» в офіційній переписці неприпустимо, навіть якщо ви підтримуєте з кореспондентом дружні відносини.

    8. Ретельно підбирайте лексику, уникайте неточностей і двозначних фраз, зайвого вживання професіоналізмів. Лист має бути зрозумілим.

    9. Розділяйте зміст листа на смислові абзаци, щоб воно не було громіздким і складним для сприйняття адресатом. Дотримуйтесь правилом: перший та останній абзаци мають містити не більше чотирьох друкованих рядків, а решта – не більше восьми.

    10. Відповідайте на ділові листи відповідно до прийнятого етикету: на письмовий запит – протягом 10 днів після отримання; на листи, надіслані факсом або електронною поштою, – протягом 48 годин без урахування вихідних.

    Внутрішньоорганізаційна ділова переписка

    Ділова переписка між співробітниками компанії відрізняється більшою спрощеністю в порівнянні з кореспонденцією, що відправляються сторонньої організації.

    Зміст такої листування може бути різним, але воно так само має відповідати конкретним правилам:

  • бути лаконічним;
  • носити діловий характер;
  • у листі обов\’язково вказується дата;
  • в кінці листа присутній формула ввічливості та підпис.

    • Прикладом внутрішньоорганізаційної ділового листування може бути лист-привітання від особи керівника або колективу, адресований ювіляру або працівнику, який отримав підвищення.

    При письмовому обговоренні проектів зазвичай використовуються лише деякі обов\’язкові елементи ділового листа – зазначення теми, звернення, короткий виклад суті питання та формула ввічливості з друкованою підписом.

    Пам\’ятайте, що форму листа і необхідний шаблон потрібно вибирати виходячи з рівня ділової переписки та типу інформації, яку ви хочете надати адресату.