Пояснювальна директоровізразок, особливості написання й рекомендації

Що являє собою пояснювальна директору і в яких випадках її треба писати? Про це буде розказано в цій статті.

Коли пишеться пояснювальна записка?

Відразу варто відзначити, що пояснювальна директору необхідна далеко не у всіх випадках. Більш того, в деяких ситуаціях її бажано не писати зовсім. Проте такі випадки є скоріше винятком із правил. Це відбувається вкрай рідко. Про те, коли і в яких випадках оформлення пояснювальної записки є необхідною процедурою, буде розказано далі.

Перша і найпоширеніша причина – оцінка поважності мотивів, що призвели за собою провину чи дисциплінарне правопорушення працівника. Простіше кажучи, особа, задіяне в трудовій організації, повинно за допомогою пояснювальної записки довести свою причетність або непричетність до того чи іншого події. Варто також зазначити, що написання подібного роду документа є найбільш поширеною і офіційною формою діалогу між начальством і підлеглими.

Керівництво вимагає пояснювальну записку: що робити?

У компанії, де працює та чи інша особа, сталася надзвичайна ситуація, і керівництво вимагало від працівників пояснень. Багато співробітники відразу ж починають хвилюватися і думати, чи варто їм складати документ чи ні. Відразу необхідно зазначити: для конструктивного діалогу з начальством складати пояснювальну, звичайно ж, варто. Більш того, працівник буде мати від цього і деякі переваги. Так, по-перше, з\’явиться можливість найбільш чітко і зрозуміло викласти свою позицію. А по-друге, написання документа допоможе уникнути проблем у подальшому. Справа в тому, що пояснювальна директору – це свого роду захист самого себе, можливість пом\’якшити або віддалити можливе накладення санкцій. Якщо ж пояснювальна не надійде начальству на стіл протягом 2 днів, то покарання буде повним і неминучим.

Таким чином, складати пояснювальний документ все-таки варто незалежно від того, що сталося. Запізнення, заподіяння матеріального збитку, неналежні дії на робочому місці та інше – все це могло статися абсолютно випадково. Керівництво дає можливість пояснити свої дії, і її не варто упускати.

На чиє ім\’я пишеться пояснювальна записка?

Розібравшись з тим, що написання пояснювальної є процедурою хоч і не обов\’язковим, але бажаним, варто перейти до наступного питання: про її грамотному оформленні. На жаль, більшість громадян пишуть пояснювальну зовсім не за правилами. Так, часто на багатьох підприємствах оформлення даного документа не знаходиться в пріоритеті. Однак це зовсім не означає, що оформляти записку можна як завгодно. Як писати пояснювальну директору грамотно і згідно з правилами? Про це далі.

Перше, про що треба поговорити, – на кого необхідно писати пояснювальну. Тут, здавалося б, все просто. Однак у більшості громадян виникають проблеми вже на першому етапі. І проблеми ці виправдані: найчастіше керівництво являє собою величезний штаб, і зрозуміти, хто є безпосереднім начальником, буває не так вже й просто. Однак розібратися все-таки можна. Для цього необхідно заглянути в спеціальний документ, який іменується правилами внутрішнього розпорядку. Саме там і повинно бути написано, хто ж є безпосереднім начальником особи, яка працює.

Про варіанти написання пояснювальної записки

Як саме потрібно писати пояснювальну: на аркуші паперу або на комп\’ютері? Чітких вимог тут немає. Закон не забороняє якийсь з цих варіантів. Але все ж варто вказати на те, що більшість підприємств приймає пояснювальні записки, написані від руки. Це навіть зручніше.Природно, написаний від руки текст повинен читатися. Адже у випадку, якщо у керівництва виникнуть труднощі з ідентифікацією написаного, можуть виникнути проблеми.

Отже, принципової різниці в тому, як саме оформляти документ, звичайно ж, немає. Але якщо керівництво пред\’являє певні вимоги, то їх, звичайно ж, краще виконати.

Правила оформлення пояснювальної записки: шапка

Надрукована на комп\’ютері пояснювальна директору повинна мати певну структуру. Якою вона повинна бути? Про те, як писати пояснювальну записку на ім\’я директора, буде розказано далі.

На аркуші праворуч зверху пишеться, кому адресована записка і від кого вона. Тут вказуються організація і підрозділ, а також власна посада та ініціали. Нижче, посередині пишеться заголовок: “Пояснювальна записка”.

Найчастіше керівництво вимагає оформлення документів у відповідності з усіма можливими і неможливими нормами. Особам, які мають таке начальство, варто взяти на замітку наступне правило: шапка пишеться цілком, без будь-яких пропусків. Нижче наведено зразок пояснювальної директору. Приклад вірного і невірного оформлення показаний наочно.

Правила оформлення пояснювальної записки: основна частина

Після оформлення шапки варто взятися за написання основної частини документа. Що саме тут можна порадити? Пояснювальна на ім\’я директора повинна бути короткою, лаконічною і зрозумілою для читання. Варто вказати дату події, всі необхідні імена і прізвища, а також щодо докладно описати причини події.

Що не варто робити ні в якому випадку? По-перше, писати неправду. Власне керівництво недооцінювати не варто. Рано чи пізно правда однаково може спливти. По-друге, не можна вживати в записці ненормативну лексику і різного роду неналежні слова. Стиль повинен бути суто діловим і офіційним. Абсолютно кожною особою незалежно від його посади повинна бути при нагоді вміло і грамотно складена пояснювальна на ім\’я директора.

Подальші дії з пояснювальною запискою

З тим, як писати пояснювальну записку на ім\’я директора, розібратися не так вже й складно. Далі слід зрозуміти, куди і в які інстанції необхідно направляти складений документ.

Як вже було сказано, що працівник має лише два дні на те, щоб скласти і надіслати начальству пояснювальну записку. В іншому випадку роботодавець зможе накласти на спеціаліста повну дисциплінарну відповідальність. Написавши записку, працівник віддає її у відповідну інстанцію. Дізнатися про те, куди саме, можна з спеціальних локальних актів.

Працівнику бажано писати пояснювальну у двох примірниках. Потрібно це для того, щоб надалі не надходило претензій про те, що фахівець подав документ не вчасно. Адже найчастіше пояснювальна може дуже довго доходити до начальства. У разі якщо керівник не задовольнився показаннями працівника і наклав на спеціаліста повну відповідальність, проблема повинна вирішуватися на зовсім іншому рівні – шляхом прямого діалогу. Варто також відзначити статтю 193 Трудового Кодексу РФ, в якій як раз даються всі необхідні відомості про таке поняття, як пояснювальна на ім\’я директора.

Стаття 193 ТК РФ: загальна характеристика

Перше, що варто зазначити, це безпосередньо цитату з закону: “пояснювальна записка працівника не може бути перешкодою до покладання відповідальності”. Звичайно ж, начальник може прийняти до уваги ті відомості, які доносить до нього працівник. Однак якщо спеціаліст надав переконливе алібі, але керівництво все одно не бажає його слухати, проблему так просто вже не вирішиш. Деякі подають на начальство в суд, інші просто терплять. Що працівникові в даному випадку робити? Стаття 193 містить відомості про комісії по вирішенню трудових спорів.

Міститься в законі та інша цінна інформація. Наприклад, про те, що начальство не може покладати відповідальність на працівника через шість місяців після того, що сталося, а також накладати відразу декілька видів стягнень всього лише за одне правопорушення.

Про написання пояснювальної записки у навчальний заклад

Пояснювальна записка директору навчального закладу складається, як правило, безпосередньо учасником освітнього процесу. Якихось загальних чітких вимог тут теж немає. Знову-таки, кожне окремо взяте навчальний заклад здатна висувати свої індивідуальні вимоги щодо оформлення документа.

Пояснювальна на ім\’я директора школи складається приблизно тим же чином, що і пояснювальна для працівників. Шапка повинна знаходитися праворуч зверху, а основна частина має бути короткою і лаконічною. Немає особливих відмінностей і у видах пояснювальних. Не має значення, чи складається вона за запізнення, порушення дисципліни або за що-небудь ще.