Сортування в Excel. Робота в Excel. Excel у прикладах

Рекламний блок

Програма Microsoft Excel незамінна для роботи з числами та таблицями. Вона дозволяє з легкістю виконувати складні обчислення, будувати графіки і діаграми. Працюючи з таблицями, які мають вигляд списку, Microsoft Excel дає можливість відбирати необхідні значення і сортувати стовпці. Дані можна упорядкувати за зростанням або спаданням відповідно до тих значень, які розташовані в клітинках. Ті ж маніпуляції можна виконати і з текстовим матеріалом, розташовуватися він буде або в алфавітному порядку, або в зворотньому алфавітному. Сортування в Excel необхідна для того, щоб інформація була доступна до сприйняття і легко читалася.сортировка в excel

Створення власного порядку сортування

Іноді виникають ситуації, коли потрібно відсортувати дані в тому порядку, який відрізняється від вже існуючих. В цьому випадку можна створити свій порядок, який необхідний для подальшої роботи.

Щоб створити власний порядок, потрібно перейти на вкладку «Сервіс», а потім вибрати пункт «Параметри». Там є меню «Рядок», де в лівій частині вікна розташовані вже існуючі списки, які використовуються для сортування. Для створення власного порядку необхідно вибрати опцію «Новий список». Всі необхідні значення і параметри потрібно задати в полі Елементи списку».

Поділяються вводяться значення за допомогою клавіші "Enter". Вводити всі дані потрібно в тому ж порядку, згідно з яким буде сортуватися майбутній список. Коли всі задані значення, необхідно натиснути кнопочку «Додати». Щоб імпортувати список, який вже набраний на робочому столі, варто скористатися опцією "Імпорт списку із клітинок", вказавши адреси певних осередків. Але це можна зробити тільки в тому випадку, коли існуючий список містить елементи в тому порядку, який потрібен для подальшої сортування значень. На завершення необхідно натиснути «Імпорт».

Тепер можна легко упорядкувати інформацію, щоб робота в Excel була комфортною. Для цього потрібно перейти в меню «Дані», вибрати вкладку «Сортування». У полі «Сортувати за...» необхідно поставити конкретні параметри і натиснути на відповідну кнопочку. На екрані з'явиться віконце «Параметри сортування», де потрібно вказати порядок сортування даних.сортировка данных excel

Після цього слід вибрати власний порядок сортування і підтвердити вибір, натиснувши ОК.

Для того щоб була здійснена сортування в Excel, потрібно помістити курсор в певну комірку і натиснути на кнопку сортування за зростанням або за спаданням. Вони розташовані на панелі інструментів.

Сортування за прізвищем та окладу

Найчастіше на підприємствах виникає ситуація, коли потрібно відсортувати дані згідно з прізвищами співробітників. Це зручно тим, що дані, що стосуються конкретного працівника, будуть знаходитися в одному рядку.

Для наочності інформація сортується не тільки по прізвищах, але і в залежності від суми окладу. У цьому випадку одними кнопками сортування не обійтися. Якщо необхідна така сортування даних, Excel пропонує наступний вихід:

  • Потрібно активізувати команду «Дані», а потім «Сортування».
  • У віконці «Сортування діапазону» необхідно вибрати «Сортувати по...» та вказати конкретний стовпець. Потім слід перемістити курсор у потрібне положення: за зростанням або за спаданням.
  • Для другого поля аналогічно проводиться сортування. Програма буде сортувати по прізвища тільки тих співробітників, які мають однаковий оклад.excel в примерах

    Якщо обсяг інформації дуже великий, можна створювати свої списки для впорядкування даних. Це допоможе уникнути помилок при роботі з матеріалом, до того ж його легше буде обробляти.

    Сортування за алфавітом

    Щоб відсортувати інформацію в алфавітному порядку, необхідно зайти в меню «Дані». Попередньо потрібно виділити стовпець, до якого має бути застосована функція. Дані будуть відсортовані після натискання піктограми "від А до Я" або навпаки. Після цього на екрані з'явиться віконце, яке буде містити питання: «чи Потрібно розширити діапазон даних автоматично?» Варто погодитися і натиснути клавішу «Зберегти». При цьому загальний документ не втратить сенс, і дані інших стовпців будуть відповідати зміненим.

    Сортування в Excel може бути проведена і іншим способом. Виділивши конкретну комірку, потрібно натиснути на піктограму. Але в цьому випадку питання про розширення діапазону з'являтися не буде, він розширюється автоматично.

    Багаторівнева сортування

    При роботі з документами може знадобитися і багаторівнева сортування в Excel. Щоб скористатися цією функцією, потрібно виділити комірку в списку і натиснути на пункт «Сортування» під нею. Один рівень вже буде, і в ньому можна вибрати наступний, наприклад за датою. Для цього слід натиснути «Додати рівень». Для зручності можливо зробити в списку рівнів сортування за темами.

    При необхідності рівні переміщуються вниз або вгору, що змінює їх пріоритет. Для цього потрібно виділити рівень і натиснути на іконки стрілок. Також рівні легко копіюються чи видаляються.работа в excel

    Формули в Microsoft Excel

    Формули в Excel являють собою вирази, які починаються зі знака «дорівнює», складаються з числових значень, адрес комірок, імен або функцій. Всі вони з'єднуються знаками арифметичних операцій: множення, ділення, вирахування або зведення в ступінь.

    Операції у формулі поділяються згідно з пріоритетами:

  • Вираз в дужках і зведення в ступінь.
  • Ділення і множення.
  • Віднімання і додавання.
  • У клітинці відображається тільки результат, а сама формула розташована в рядку формул. При зміні значень кінцевий результат змінюється автоматично.

    Як внести зміни у формулу?

    Якщо виникає потреба змінити формулу, потрібно клацнути мишкою у рядку формул або натиснути кнопочку F2. Після всіх коригувань необхідно натиснути «Enter» або значок введення в рядку. Зміни можна вносити безпосередньо в комірці. Для цього на обраній області потрібно двічі клацнути мишкою.

    Посилання на клітинки і переміщення формул

    формулы в excel

    Навчаючись Excel, у прикладах часто можна побачити посилання. Використання посилань дає можливість використовувати у формулі дані, що знаходяться в різних місцях листа. Можливо використовувати посилання на клітинки, розташовані в інших книгах або додатках.

    Після введення формули в комірку її можна переносити або скопіювати в інше місце. При цьому осередок, де розташовувалася формула, стає вільною. Змінюються лише відносні посилання, а абсолютні залишаються постійними.

    Щоб перемістити формулу, потрібно навести курсор на куточок комірки, щоб з'явилася двостороння стрілка. Утримуючи клавішу мишки, можна перетягнути в потрібне місце.

    Рекламний блок